SIBERONE.ID, SAMARINDA – Pengelolaan arsip dan naskah dinas yang benar sangat penting dalam ruang lingkung kedinasan. Terutama untuk melindungi data-data penting terkait aset-aset negara. Tak heran jika Dinas Kesehatan (Dinkes) Kota Bontang menggelar bimbingan teknis (bimtek) yang berlangsung dua hari di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) pada 30 November hingga Jumat 1 Desember.
Kini pegawai Dinkes Bontang melakukan studi lapangan terkait pengelolaan dan pemusnahan arsip di Badan Arsip DPK Kaltim. Hari pertama, 44 peserta dari Dinkes Bontang mengikuti pelatihan tata kearsipan dan tata naskah dinas. Pelatihan ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif. Mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.
Sedangkan hari kedua, peserta melakukan orientasi lapangan ke DPK Kaltim. Peserta dibagi dalam dua kelompok. Kelompok pertama mengunjungi ruang studio mini untuk menonton video tentang pengelolaan arsip. Kelompok kedua mengunjungi depo arsip, melihat langsung penyimpanan arsip statis.
Hal itu disampaikan Arsiparis DPK Kaltim, Ana Palianti Sari. Menurutnya, orientasi lapangan diperkenalkan bagaimana pengelolaan arsip.
“Mulai dari diciptakannya, dibuat, diberkaskan hingga di pelihara. Bahkan sampai penyusunan arsip di rak-rak arsip,” katanya, Jumat (1/12).
Setelah diberikan pemahaman pengelolaan arsip aktif, peserta juga dikenalkan dan diputarkan sebuah video profil dinas DPK yang menggambarkan tugas pokok fungsi. Selain itu, peserta juga diarahkan ke depo arsip atau tempat penyimpanan arsip yang dimiliki DPK Kaltim.
“Terus terang saja, dari peserta bimtek pengelolaan arsip belum memahami apa itu arsip statis,” ungkapnya.
Dia menegaskan, penyimpanan arsip di lembaga kearsipan daerah penting dilakukan. Sehingga arsip-arsip yang ada benar-benar terhindar dari kehilangan. Mulai dari penciptaan sampai terjadi pemusatan.
“Sehingga menghasilkan arsip statis yang akan diserahkan ke lembaga kearsipan daerah,” tuturnya.
Dia berharap, peserta dari Dinkes Bontang dapat mengimplementasikan ilmu yang diperoleh. Dengan harapan, mempunyai kesadaran melaksanakan penyerahan arsip statis kepada lembaga daerah.
“Agar dipelihara, dirawat dan di kelola lembaga kearsipan daerah,” sebutnya.
Ya, setelah arsip-arsip diserahkan, dinas terkait sebagai unit pencipta arsip tetap bisa mengakses arsip-arsip yang dimiliki kapanpun saat dibutuhkan.
“Tentunya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan,” pungkasnya.
Sementara itu, Owner We Organizer (WO) Sri Wulandari menyampaikan, pemberian pengetahuan tentang tata kelola arsip penting dilakukan secara rutin ke seluruh organisasi perangkat daerah (OPD). Setiap OPD pasti memiliki arsip statis yang bisa menjadi fokus.
“Makana harus disimpan dan diarsipkan dengan benar. Sama pentingnya seperti data keuangan,” terangnya.
Sehingga setelah bimtek dan orientasi lapangan, peserta yang berasal dari Dinkes Bontang menjadi paham pengelolaan arsip dan surat menyurat untuk diimplementasikan. Apalagi sudah diberikan teori dan nomor-nomor arsip.
“Termasuk cara penomoran arsip,” tutupnya. (adv/so)
